REKLAME

Et hybridmøde bliver let beskrevet som et almindeligt møde med et kamera i lokalet. Det er en enkel forklaring, men den overser den største udfordring: Deltagerne oplever ikke arrangementet fra det samme sted.

Den ene gruppe sidder måske få meter fra oplægsholderen, kan se scenen i sin helhed og falder naturligt i snak med sidemanden i pausen. Den anden gruppe ser det hele gennem en skærm, hører lyden gennem hovedtelefoner og er afhængig af, at kamera, grafik og digitale funktioner giver mening.

Derfor er det mere præcist at se et hybridmøde som to forskellige brugerrejser, der skal samles omkring det samme indhold. Lidt på samme måde som når en hjemmeside skal fungere på både desktop og mobil: Det er ikke nok, at indholdet teknisk set kan vises begge steder. Oplevelsen skal være gennemtænkt for den konkrete situation.

Et hybridmøde bør designes til begge sider af skærmen

Den fysiske deltager får meget gratis. Man kan se, hvem der taler, mærke stemningen i rummet og hurtigt afkode, hvornår der er pause, spørgsmål eller næste programpunkt. Den virtuelle deltager har brug for, at en større del af den information bliver formidlet aktivt.

Det betyder blandt andet, at kameravinkler, lyd, grafik og moderation får større betydning. Hvis en person i salen stiller et spørgsmål uden mikrofon, kan alle omkring vedkommende måske høre det, mens onlinepublikummet kun oplever et langt svar på et spørgsmål, de aldrig fik med.

Ved planlægning af et hybridmøde beskriver AV GROUP netop behovet for at arbejde med både den fysiske og den virtuelle deltageroplevelse. Deres løsninger omfatter blandt andet AV-teknik, projektledelse og muligheder for interaktion mellem de to publikumsgrupper.

Det er en nyttig tankegang, fordi mange problemer i hybride formater ikke skyldes tekniske fejl. De opstår, fordi onlinepublikummet behandles som tilskuere til noget, der først og fremmest er designet til dem i lokalet.

Hvis begge grupper skal opleve arrangementet som relevant, bør man derfor spørge: Hvad ser de? Hvad hører de? Hvordan stiller de spørgsmål? Hvordan deltager de i pauser og dialog? Og ved de hele tiden, hvad der skal ske som det næste?

Den virtuelle deltager skal have sit eget programflow

Et klassisk fysisk arrangement indeholder naturlige skift. Der er kaffepause, netværk omkring bordene eller måske fem minutters ventetid, mens scenen gøres klar. For dem, der befinder sig i lokalet, kan de øjeblikke fungere glimrende.

På en skærm opleves de anderledes.

En ti minutters pause med et statisk billede kan hurtigt få den virtuelle deltager til at åbne mailen, starte en anden opgave eller helt forlade arrangementet. Derfor kan det være relevant at tænke et separat digitalt lag ind i programmet.

AV GROUP peger selv på, at programmet for de virtuelle deltagere ikke nødvendigvis behøver følge det fysiske forløb minut for minut. I stedet kan en pause eksempelvis bruges til digital networking, ekstra indhold eller et særskilt rum for onlinepublikummet.

Det kan også være forholdsvis enkle greb:

• vis et tydeligt tidspunkt for, hvornår programmet fortsætter
• brug en moderator, som taler direkte til onlinepublikummet
• giv mulighed for spørgsmål via chat eller Q&A
• skab korte digitale sessioner i de fysiske pauser
• sørg for, at onlinebrugere ved, hvordan de deltager aktivt.

Det afgørende er ikke at fylde hvert sekund med aktivitet. Det er at undgå, at de virtuelle deltagere føler, at de ser med gennem et vindue til et arrangement, der i virkeligheden foregår et andet sted.

God hybridteknik bør gøre selve formatet mindre synligt

Der er en interessant parallel til godt webdesign: Den bedste brugeroplevelse er ofte den, hvor brugeren ikke skal tænke over systemet bagved.

På en hjemmeside bør navigationen være så naturlig, at man ikke behøver overveje, hvordan menuen fungerer. I et hybridmøde bør deltagelsen på samme måde føles enkel. Når en virtuel deltager vil stille et spørgsmål, skal det være tydeligt hvordan. Når en ny taler går på scenen, skal kamera og lyd følge med. Og når noget vises på storskærmen i lokalet, bør onlinepublikummet også kunne forstå det.

Det kræver naturligvis teknik, men det kræver lige så meget planlægning af interaktionen.

En teknisk prøve bør derfor ikke kun kontrollere, om kameraet virker og mikrofonen har lyd. Det er mindst lige så relevant at afprøve brugerrejsen. Hvordan kommer den virtuelle deltager ind? Hvor finder vedkommende spørgsmål og chat? Hvordan præsenteres en person, der deltager eksternt? Og hvad sker der, hvis en fysisk og en digital deltager skal tale med hinanden?

AV GROUP beskriver blandt andet live Q&A, chat og breakout-rum som muligheder for at skabe interaktion på tværs af fysisk og digital deltagelse. De fremhæver også mulighed for efterfølgende måling af eksempelvis deltagelse, engagement og afspilning.

Det giver arrangøren en mulighed, som det rent fysiske møde ikke altid tilbyder i samme grad: Man kan efterfølgende undersøge, hvor længe deltagerne fulgte med, hvilke sessioner der skabte aktivitet, og om bestemte dele af programmet mistede det digitale publikum.

De data giver mest mening, når de bruges til at forbedre næste arrangement frem for blot at blive samlet i en rapport. Hvis mange virtuelle deltagere forsvinder under lange pauser eller bestemte programpunkter, fortæller det noget om brugeroplevelsen.

Et velfungerende hybridmøde handler derfor ikke om at få onlinepublikummet til at føle, at de sidder i samme stol som deltagerne i lokalet. De to situationer er forskellige. Opgaven er i stedet at give begge grupper en oplevelse, der føles gennemtænkt på deres egne præmisser, så ingen af dem ender som andenrangsdeltagere.